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Bericht Leuetatze: Darf die Arbeitgeberin während meiner Abwesenheit auf mein persönliches E-Mail-Postfach zugreifen?

Ferien, Krankheit oder Unfall: Wer darf während Ihrer Abwesenheit auf Ihr persönliches E-Mail-Postfach zugreifen? Die Antwort ist weniger eindeutig, als oft angenommen wird.

Grundsätzliches

Das Personalhandbuch des Kantons Thurgau enthält eine Weisung zur Nutzung und Überwachung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz. Darin wird festgehalten, dass Internetzugang und E-Mail von der Arbeitgeberin zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben zur Verfügung gestellt werden und entsprechend zu nutzen sind. Eine private Nutzung sowie die Nutzung für gemeinnützige Tätigkeiten sind zulässig, sofern sie sich in einem angemessenen Rahmen bewegen und zeitlich kompensiert werden.

Zugriff auf das persönliche E-Mail-Postfach bei Abwesenheit

Erlaubt die Arbeitgeberin die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Kontos, ist davon auszugehen, dass sich darin sowohl geschäftliche als auch private E-Mails befinden können. Daraus ergibt sich, dass weder die Arbeitgeberin noch eine Stellvertretung ohne Weiteres berechtigt sind, Einsicht in das gesamte Postfach zu nehmen. Massgeblich sind dabei insbesondere der verfassungsrechtliche Schutz der Privatsphäre (Art. 13 BV), die Grundsätze des Datenschutzgesetzes – namentlich das Verhältnismässigkeitsprinzip (Art. 6 ff. DSG) – sowie Art. 26 der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3), wonach Kontroll- und Überwachungsmassnahmen die Persönlichkeit der Arbeitnehmenden nicht beeinträchtigen dürfen. Ein Zugriff auf ein persönliches E-Mail-Postfach ist deshalb nur ausnahmsweise zulässig. Voraussetzung ist, dass ein überwiegendes betriebliches Interesse besteht, keine mildere organisatorische Massnahme zur Verfügung steht und sich der Eingriff auf das erforderliche Minimum beschränkt.

Da sich geschäftliche und private E-Mails in einem persönlichen E-Mail-Postfach regelmässig nicht eindeutig voneinander abgrenzen lassen, empfiehlt der EDÖB, organisatorischen Lösungen den Vorrang einzuräumen. Bei planbaren Abwesenheiten – insbesondere während der Ferien – genügt in der Regel eine automatische Abwesenheitsmeldung mit den Kontaktdaten der zuständigen Stellvertretung. Dadurch können Absenderinnen und Absender selbst entscheiden, ob sie ihre Nachricht direkt an die Stellvertretung richten möchten. Ein Zugriff auf das persönliche E-Mail-Postfach ist in solchen Fällen grundsätzlich weder erforderlich noch verhältnismässig. Nach dem Wortlaut der Weisung des Kantons Thurgau werden Ferien zudem nicht als Beispiel einer «längeren Abwesenheit» genannt. Die Weisung erwähnt vielmehr Mutterschaftsurlaub, Militärdienst sowie Krankheit. Daraus lässt sich schliessen, dass gewöhnliche Ferien regelmässig keine Stellvertretung mit Einsichtsrechten in das persönliche E-Mail-Postfach rechtfertigen.

Anders kann die Rechtslage bei unvorhergesehenen längeren Abwesenheiten, etwa infolge Krankheit oder Unfall, zu beurteilen sein. Lässt sich die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs nicht auf andere Weise sicherstellen, kann ein beschränkter Zugriff auf geschäftliche E-Mails ausnahmsweise zulässig sein. Auch in diesen Fällen gilt das Verhältnismässigkeitsprinzip. Der Zugriff hat sich auf das für die Aufgabenerfüllung notwendige Mass zu beschränken; private Nachrichten sind soweit möglich von einer Einsichtnahme auszunehmen.

Empfehlung für den Arbeitsalltag

  • Private E-Mails als solche kennzeichnen («persönlich» oder «privat» im Betreff) und möglichst auf ein Minimum beschränken. Soweit möglich getrennt von der geschäftlichen Korrespondenz (Ordner Privat/Persönlich) ablegen.
  • Geschäftliche Unterlagen und entscheidrelevante Informationen zeitnah in den dafür vorgesehenen Geschäftsverwaltungssystemen (z. B. Fabasoft oder andere Fachanwendungen) ablegen.
  • Bei planbaren Abwesenheiten frühzeitig eine automatische Abwesenheitsmeldung einrichten und darin die zuständige Stellvertretung oder ein Funktionspostfach bezeichnen, damit Absenderinnen und Absender ihre Anliegen direkt an die zuständige Stelle richten können.

Diese organisatorischen Massnahmen gewährleisten einerseits die Kontinuität des Geschäftsbetriebs und tragen andererseits dazu bei, unnötige Eingriffe in die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu vermeiden.